Los controles volumétricos: Beneficios de sus buenas prácticas e instrumentación
Por: Roberto Villeda Suárez
El riesgo detrás de los reportes volumétricos “fabricados” se traduce en una simulación que expone a las empresas del ramo energético, no solamente a pérdidas económicas, sino también a responsabilidades fiscales y penales, y para el Estado en una merma en la recaudación de impuestos. Enviar no es cumplir.
Los controles volumétricos empiezan con un sistema confiable de medición, gestión y procesamiento de información, que se convierten en los reportes mensuales obligatorios ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT); sin este soporte tecnológico, no pasan de ser una simple hoja de cálculo, que al final puede convertirse en serias implicaciones de corte fiscal, económico e incluso penal.
En México, los contribuyentes que participan en determinadas actividades relacionadas con hidrocarburos y petrolíferos deben generar reportes diarios y enviar al SAT sus reportes mensuales de controles volumétricos.
Para 2026, la información mensual debe enviarse, como regla general, a más tardar durante los primeros tres días naturales del segundo mes posterior al que corresponden lo datos. Sin embargo, la obligación no consiste simplemente en cargar un archivo y conservar el acuse. El archivo debe ser el resultado de un sistema confiable de medición, gestión y procesamiento de información.
Esa es precisamente la parte que algunos contribuyentes, y también ciertos prestadores improvisados, parecen olvidar.
El acuse del SAT no convierte información deficiente en información verdadera y mucho menos da por cumplida la obligación
Prevalece una idea errónea y peligrosa en el mercado y sus actores: que basta con que el portal del SAT reciba el archivo para considerar que la obligación quedó cumplida, lo cual es totalmente falso y riesgoso para los sujetos obligados.
El acuse únicamente acredita que un archivo fue transmitido y recibido mediante determinado mecanismo, solamente eso, no demuestra de ninguna manera y por sí mismo que los volúmenes reportados sean reales, que provengan de equipos adecuados, que el programa informático cumpla con los requisitos de seguridad o que la información coincida con inventarios, facturas, pedimentos, dictámenes de calidad y operaciones efectivamente realizadas.
El Anexo 21 exige que los equipos y programas informáticos permitan generar, recopilar, almacenar y procesar los registros de recepción, entrega y control de existencias. También deben integrar la información fiscal asociada y producir los reportes diarios y mensuales correspondientes. En otras palabras, el reporte no surge por generación espontánea el último día del plazo como una hoja de cálculo; asumir esto sería una fuga hacia adelante, con implicaciones graves.
La calidad de la medición está íntimamente relacionada con la metrología, cuyo objetivo es estandarizar e institucionalizar los patrones de medición para que todos los involucrados en el sector tengamos los mismos parámetros y compartamos los mismos resultados.
Por lo tanto, es necesario precisar que, si la medición no se realiza correctamente bajos los parámetros de la metrología, en realidad se trata de una riesgosa simulación.
Entonces, conviene aclarar un punto que suele expresarse o entenderse de forma incorrecta:
La regulación no establece que una unidad de inspección deba únicamente revisar y aprobar individualmente cada archivo mensual antes de su envío; su obligación debe ir más allá, al tener que verificar la correcta operación y funcionamiento de los equipos y programas informáticos utilizados para llevar los controles volumétricos.
Conforme al Anexo 22 de la Resolución de Miscelánea Fiscal vigente (RMF), los contribuyentes obligados deben obtener anualmente, a más tardar el 31 de diciembre del ejercicio correspondiente, el certificado que acredite esa correcta operación y funcionamiento. La verificación debe evaluar la conformidad de los sistemas de medición y del programa informático respecto de las especificaciones del Anexo 21 de la RMF.
Por ello, enviar reportes generados mediante equipos y programas que no han sido verificados, se traduce –además que en un archivo falso– en un reporte con deficiencias producto de la mala calidad de los instrumentos de medición, lo que viene siendo una simulación.
Esta simulación, deja al contribuyente sin una de las evidencias esenciales para demostrar que la información fue producida mediante una infraestructura confiable y conforme a la regulación.
Y esa es una diferencia enorme cuando llega una revisión.
En resumen: el Excel no es el malo de la película, sino la ausencia o baja calidad y deficiencia de los sistemas de medición y sus programas informáticos que generan la información.
Una hoja de cálculo puede utilizarse como herramienta auxiliar para conciliaciones, análisis, supervisión o revisión interna. La regulación no prohíbe que una empresa use Excel para hacer cálculos de apoyo.
El problema comienza cuando la hoja de cálculo sustituye al programa informático que debería recopilar, almacenar y procesar la información proveniente de los sistemas de medición.
Un archivo creado manualmente, alimentado mediante copiar y pegar, sin conexión con los elementos de medición, sin controles de acceso, sin bitácoras, sin protección contra modificaciones y sin trazabilidad sobre quién cambió cada dato difícilmente puede demostrar el origen y la integridad de la información.
El Anexo 21 de la RMF no exige únicamente que el resultado tenga la extensión correcta. Exige funcionalidad, almacenamiento, procesamiento, trazabilidad y seguridad. Convertir una hoja de Excel a JSON no transforma mágicamente un proceso manual en un sistema regulatoriamente conforme. Cambiarle el envase al problema no cambia su contenido.
Huachicol en la medición
Así como el huachicol en todas sus modalidades adultera y viola los controles volumétricos en grandes dimensiones, existen empresasimprovisadas, cuyo negocio es fabricar o simular su cumplimiento, generando una figura en el ramo de los controles volumétricos a la que se le ha empezado a conocer como “huachicol de la medición”.
En el mercado han aparecido prestadores que ofrecen “generar” reportes volumétricos sin revisar la infraestructura de medición, el sistema de gestión, las calibraciones, los registros originales, la calidad del producto o la seguridad informática.
Su servicio suele limitarse a solicitar inventarios iniciales, compras, ventas y existencias finales para construir archivos que aparentemente cumplen con la estructura requerida.
La oferta resulta atractiva: es rápida, barata y evita que el contribuyente tenga que corregir años de abandono técnico.
También es profundamente riesgosa.
Cuando un tercero crea reportes sin conocer la operación real, el contribuyente puede terminar enviando datos incompletos, inconsistentes o directamente inventados. La responsabilidad frente al SAT no desaparece porque el archivo haya sido preparado por una empresa externa. El obligado continúa siendo el contribuyente.
El asesor podrá haber vendido el archivo, pero la empresa compró el riesgo. Se trata de una ejecución admirablemente eficiente, salvo para quien termina respondiendo ante la autoridad, y entonces no solamente “lo barato habrá salido caro”, sino que el contribuyente pudo haber sido expuesto a riesgos severos ante la autoridad fiscal y penal.
El peligroso mito del “balance perfecto”
Otra práctica frecuente consiste en manipular recepciones, entregas, mermas o inventarios para obtener una diferencia exactamente igual a cero.
A primera vista, un balance perfecto parece transmitir orden. En realidad, puede provocar la pregunta más incómoda: ¿por qué una operación física sometida a temperatura, densidad, incertidumbre, condiciones ambientales, calibraciones, residuos, líneas y variaciones instrumentales presenta una perfección matemática permanente?
¿Un balance sin diferencias puede ser técnicamente posible? Para despegar esta pregunta, es necesario tener muy claro que en la cadena de valor hay variables que influyen en la medición como las ya mencionadas: temperatura, densidad y condiciones ambientales, que impactan en el volumen generando diferencias mínimas que pueden ser completamente identificables y justificadas; es decir, siempre hay una margen de diferencia en un balance, pero es rastreable, justificable y comprobable, por lo que fabricar un balance perfecto es algo sospechoso e inaceptable para los estándares de la metrología.
Las diferencias deben analizarse, documentarse y justificarse. Pueden provenir de incertidumbre de medición, condiciones de operación, conversiones, fallas, calibraciones vencidas, errores de captura, pérdidas reales o movimientos no registrados. Borrarlas o redistribuirlas manualmente destruye la evidencia necesaria para encontrar la causa.
Más grave todavía: el Código Fiscal de la Federación contempla consecuencias penales para quien proporcione a la autoridad registros falsos, incompletos o inexactos en los controles volumétricos. El artículo 111 Bis establece penas de tres a ocho años de prisión para diversas conductas relacionadas con la inexistencia, alteración o falsificación de controles, programas, certificados y registros.
Un “balance perfecto” artificial o fabricado puede terminar siendo el indicio de que algo anda mal y levantar sospechas fundadas del proceso en la medición.
El costo para la recaudación del Estado mexicano
Los controles volumétricos relacionan el movimiento físico de los productos con inventarios, CFDI, pedimentos, dictámenes y demás información fiscal.
Cuando los registros son confiables, la autoridad puede comparar cuánto producto ingresó, cuánto se almacenó, cuánto salió, cuánto se facturó y cuánto quedó disponible.
Cuando la información se manipula, se pierde esa capacidad de conciliación. Esto puede ocultar ventas no facturadas, compras sin soporte, inventarios ficticios, combustibles de origen no acreditado o diferencias entre volúmenes físicos y fiscales.
No toda diferencia significa evasión y no todo error constituye un delito. Pero un sistema construido sobre datos manipulados reduce la capacidad del Estado para determinar correctamente contribuciones como el IEPS, el IVA y el ISR vinculados con las operaciones realizadas.
Competencia desleal en el sector económico del país y desincentivación de la inversión
El efecto económico consiste en que cada litro mal reportado tiene diferentes impactos, que van desde una menor recaudación y mayores costos de fiscalización, hasta competencia desleal ante la expansión de operaciones informales e ilegales, lo que en suma genera incertidumbre para la inversión nacional y extranjera; todo lo anterior se convierte en una variable más que incide en el PIB del país.
Trato inequitativo a las empresas que cumplen cabalmente con las obligaciones de medición
Las empresas que sí invierten en medición, calibración, software, seguridad y verificación terminan compitiendo contra organizaciones que aparentan cumplir mediante archivos fabricados. Así, el incumplimiento y la falsificación no solamente perjudican al fisco, sino quetambién castigan al operador responsable, y premia al que convierte la opacidad y la simulación en estrategia comercial.
La simulación y la información incorrecta se propaga por toda la cadenade valor, generando un problema de huachicol en materia de medición que afecta a cada uno de sus eslabones.
De esta manera, el riesgo tampoco termina en la empresa que genera el reporte, sino que afecta a todo el ecosistema de la cadena de valor.
Las reglas obligan a determinados prestadores de transporte, almacenamiento o distribución a proporcionar información volumétrica a los comercializadores que sean sus clientes. Asimismo, la información sobre el tipo de hidrocarburo o petrolífero, poder calorífico u octanaje debe entregarse a clientes o proveedores cuando corresponda al mismo lote, para que pueda incorporarse en sus propios reportes.
Esto significa que una medición equivocada o un dato manipulado puede contaminar conciliaciones posteriores de otros actores en la cadena de valor.
El comercializador puede recibir registros incorrectos del transportista. El distribuidor puede transmitir datos equivocados al cliente. El adquirente puede incorporar información deficiente en su propio programa. Después, cuando la autoridad compara CFDI, entregas, recepciones e inventarios, las diferencias aparecen en varias empresas.
El riesgo jurídico no se transfiere automáticamente de una organización a otra. Cada contribuyente conserva sus propias obligaciones y se hace acreedor a las sanciones correspondientes cuando tengan lugar. Pero el problema operativo y documental sí se propaga, obligando a cada participante a demostrar de dónde obtuvo la información, cómo la validó y por qué decidió utilizarla.
En una cadena regulada, confiar ciegamente en el dato recibido también es una forma de no controlar el cumplimiento normativo y arriesgarse por terceros que no hicieron lo apropiado de acuerdo con la regulación.
El riesgo de los representantes legales
La primera responsabilidad administrativa y fiscal corresponde al contribuyente. Sin embargo, los representantes legales, administradores, directivos y responsables operativos no deben asumir que la personalidad jurídica de la empresa los protege frente a cualquier conducta.
Tampoco debe afirmarse que un representante legal será penalmente responsable por el simple hecho de ocupar el cargo. La responsabilidad personal no es automática y debe analizarse conforme a la participación, conocimiento, intención, funciones y pruebas existentes.
El Código Fiscal considera responsables de delitos fiscales, entre otros, a quienes concierten o ejecuten la conducta, participen conjuntamente, induzcan o ayuden dolosamente, utilicen a otra persona para realizarla o tengan una obligación jurídica de evitar el resultado.
Por ello, el riesgo aumenta cuando un representante:
• Ordena modificar información para eliminar diferencias.
• Autoriza el envío de un reporte sabiendo que los registros no provienen del sistema de medición.
• Tolera la fabricación de reportes.
• Firma documentos falsos o certificados inexistentes.
• Instruye borrar bitácoras o sustituir información original.
• Decide continuar enviando archivos pese a conocer incumplimientos graves.
No se trata de sembrar pánico ni de convertir cualquier error operativo en una acusación penal. Se trata de entender que existe una diferencia entre equivocarse, incumplir por desorganización y participar conscientemente en la creación de información falsa y el involucramiento en un potencial delito.
Las sanciones no son simbólicas y pueden llegar a la clausura del establecimiento
El Código Fiscal tipifica como infracciones, entre otras conductas, no contar con certificados, equipos, programas o controles; no enviar los reportes; enviarlos fuera de plazo; presentarlos incompletos o con errores, y no generarlos o conservarlos.
Para 2026, algunas de las multas vinculadas con reportes no enviados, enviados fuera de plazo, presentados con errores o no conservados van de $39,360 a $69,160 por cada reporte, dependiendo de la conducta. Otros incumplimientos pueden involucrar sanciones considerablemente mayores y clausura del establecimiento.
Además, las irregularidades relacionadas con controles volumétricos pueden abrir la puerta a determinaciones presuntivas de ingresos o contribuciones, independientemente de otras sanciones aplicables.
Por eso, medir el riesgo únicamente por el costo de contratar un software o una verificación resulta miope. El costo relevante es cuánto puede perder la empresa cuando la autoridad determine que los archivos enviados no representan su operación.
La necesidad de regularizarse, dejando atrás el maquillaje y la simulación de años, sobre todo como una estrategia de prevención para evitar daños mayores de tipo fiscal y penal
Una regularización seria no debe comenzar modificando archivos históricos para que “cuadren”. Debe comenzar preservando la información original y reconociendo las brechas existentes.
Después, la empresa necesita revisar integralmente:
• Sus equipos y puntos de medición.
• Calibraciones, trazabilidad e incertidumbre.
• Inventarios y movimientos físicos.
• Programa informático y seguridad tecnológica.
• Reportes diarios y mensuales.
• CFDI, pedimentos y contratos asociados.
• Dictámenes del tipo y características del producto.
• Certificados de correcta operación.
• Bitácoras de fallas, alarmas y modificaciones.
• Información recibida y entregada a otros participantes.
El Anexo 21 establece la base técnica y de seguridad de los equipos y programas; el Anexo 22 regula la verificación y certificación de su correcta operación, y el Anexo 23 establece las características y periodicidad de los dictámenes que identifican el producto, su poder calorífico o su octanaje, según corresponda.
La regularización debe integrar gestión de las mediciones, infraestructura, calibración, software, seguridad, evidencia documental y verificación. Atender solo el archivo mensual equivale a pintar el tablero de un automóvil cuyo motor no funciona, creando una fuga hacia adelante, una tranquilidad ficticia; y muy importante: exponiendo y arriesgando a la empresa de verse involucrada en infracciones y sanciones fiscales, incluso consecuencias penales.
Conclusión: enviar archivos sin un soporte profesional de controles volumétricos no equivale a construir confianza, sino todo lo contrario:genera riesgos e incertidumbre para la empresa.
Los reportes mensuales de controles volumétricos no son simples formatos fiscales. Deben representar, de manera íntegra y trazable, la operación física, comercial, metrológica y documental del contribuyente.
Existen empresas que se limitan a contratar la elaboración y entrega de archivos mensuales y consideran que, con ello, han cumplido su obligación. En realidad, se trata de un cumplimiento parcial y frágil cuando dichos reportes no provienen de equipos y programas informáticos cuya correcta operación haya sido verificada y certificada conforme a las disposiciones aplicables.
La certificación de la correcta operación de los equipos y programas informáticos no debe entenderse como un trámite ornamental. Es uno de los mecanismos que permiten acreditar que los datos reportados se originaron en una infraestructura real, funcional y sujeta a controles. Sin esa base, el contribuyente puede entregar números, pero difícilmente puede demostrar que esos números representan lo que verdaderamente ocurrió en su operación.
Esta situación trasciende a las empresas y debe ser observada también como un asunto de interés público. Cuando los controles volumétricos se reducen a archivos elaborados manualmente, balances artificiales o reportes preparados por terceros sin contacto con la operación, se debilita la capacidad del Estado para identificar diferencias, rastrear el origen y destino de los combustibles, comprobar operaciones y recaudar correctamente las contribuciones asociadas.
En ese espacio de opacidad pueden prosperar fenómenos que México conoce demasiado bien: simulación de operaciones, comercialización irregular, evasión fiscal, mercados ilícitos y distintas modalidades de robo o tráfico ilegal de combustibles. No puede afirmarse que todo reporte deficiente sea evidencia de huachicol, pero sí debe reconocerse que los sistemas débiles, la medición inadecuada y la información manipulable crean condiciones favorables para ocultarlo.
El resultado es una cadena de afectaciones: menores ingresos para el Estado, competencia desleal contra las empresas que sí invierten en cumplimiento, pérdida de confianza en el sector, mayores costos de fiscalización y riesgos que se transfieren a transportistas, almacenistas, distribuidores, comercializadores, clientes y demás participantes que utilizan esa información.
Por ello, el llamado no debe dirigirse únicamente a los contribuyentes. También corresponde a las autoridades fortalecer la supervisión, distinguir entre la simple presentación de archivos y el cumplimiento material de las obligaciones, revisar la calidad y trazabilidad de la información recibida y cerrar los espacios donde la simulación termina pareciendo cumplimiento.
La pregunta correcta no es “¿ya se envió el archivo?”
La pregunta que empresas y autoridades deberían formularse es “¿la información enviada nació de un sistema confiable, certificado, trazable y capaz de demostrar la realidad de las operaciones?”
Si la respuesta es negativa, no estamos frente a un verdadero control volumétrico, estamos frente a una apariencia o simulación del cumplimiento que beneficia a quienes lucran con la desinformación, perjudica a las empresas responsables y debilita los ingresos y la capacidad de gobernabilidad del Estado mexicano.
